Edoc
O sistema de gestão documental (https://edoc.iscte-iul.pt/) permite:
- Gerir e automatizar fluxos de trabalho, eliminando tarefas repetitivas e melhorando os níveis de serviço
- Assegurar a gestão centralizada e eficaz de toda a documentação relacionada com um processo interno
- Melhorar a celeridade, eficiência e segurança do acesso à informação constante de um processo interno
- Tratar todos os documentos, processos e correspondência recebida e emitida por um organismo e cada uma das unidades orgânicas que o compõem.
- Possibilitar a importação para o sistema de gestão documental dos diversos documentos e a partir de várias fontes de informação: papel, e-mail, máquinas de digitalização, entradas on-line, nomeadamente oriundas do onlinedesk.
- Classificar e arquivar os documentos de acordo com as regras adotadas;
- Disponibilização de modelos/templates das várias tipologias de documentos definidas para os processos de negócio do Iscte.
- Facilidade de pesquisa, nomeadamente, através de palavras-chave, tipos de documentos, codificação, entre outros, bem como de monitorização do estado do processo pelos utilizadores.
- Definir processos de aprovação e alertas para os vários intervenientes nos processos, assim como os seus privilégios de acesso.
- Contribuir para uniformizar processos e desenvolver métodos de trabalho mais simples e automatizados.
- Aumentar a eficiência na pesquisa de qualquer documento e a facilidade no reencaminhamento do mesmo.
- Melhorar a qualidade da resposta e da comunicação, com a redução dos prazos de resposta.